Poradnik

Kontrahent nie płaci faktury - co możesz zrobić jako przedsiębiorca

27 października 2026Autor: Karolina NikielKategoria: Obsługa firm

Gdy kontrahent będący firmą spóźnia się z zapłatą, od dnia po terminie przysługują Ci odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i jednorazowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Zacznij od pisemnego wezwania do zapłaty. Jeśli nie zadziała, sąd może szybko wydać nakaz zapłaty, który potem wykonuje komornik. Pilnuj terminu przedawnienia - przy sprzedaży to tylko 2 lata.

Co Ci się należy, gdy faktura nie jest zapłacona w terminie?

W transakcjach między przedsiębiorcami masz prawo do dwóch rzeczy bez dodatkowych formalności:

odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych - to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych (o 8 punktów, gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy). Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. wynoszą 13,75% w skali roku (11,75% dla publicznych podmiotów leczniczych). Wysokość ogłasza co pół roku w Monitorze Polskim minister właściwy do spraw gospodarki;
rekompensaty za koszty odzyskiwania należności - jednorazowej kwoty od każdej niezapłaconej faktury.

Podstawą jest ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Ile wynosi rekompensata?

Zależy od kwoty faktury (art. 10 ust. 1 ustawy):

Wartość świadczenia	Rekompensata
do 5 000 zł	40 euro
powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł	70 euro
50 000 zł i więcej	100 euro

Kwotę przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym faktura stała się wymagalna.

Rekompensata należy Ci się bez wezwania i bez dowodów na koszty - od dnia, w którym nabywasz prawo do odsetek handlowych. Wystarczy jeden dzień opóźnienia. Jeśli Twoje koszty windykacji były wyższe, możesz żądać także zwrotu nadwyżki ponad rekompensatę.

Sąd Najwyższy w uchwale z 10 czerwca 2026 r. (III CZP 6/26) uznał, że rekompensatę dochodzoną razem z fakturą wlicza się do wartości przedmiotu sporu.

Krok po kroku: jak odzyskać pieniądze

Przypomnienie. Krótki e-mail albo telefon kilka dni po terminie. Czasem to zwykłe przeoczenie.
Pisemne wezwanie do zapłaty. Podaj numer faktury, kwotę, odsetki, rekompensatę i nowy termin (np. 7 dni). Wyślij listem poleconym i e-mailem. Zachowaj dowód nadania.
Próba porozumienia. Rozłożenie długu na raty albo ugoda bywa szybsza niż sąd. Porozumienie zawrzyj na piśmie, z uznaniem długu przez kontrahenta.
Pozew o nakaz zapłaty. W sprawach o zapłatę sąd może wydać nakaz zapłaty bez rozprawy. Jeśli dłużnik zaakceptował fakturę (np. podpisał ją albo potwierdził dług na piśmie), możesz złożyć pozew w postępowaniu nakazowym. Dostępne jest też elektroniczne postępowanie upominawcze (e-sąd w Lublinie). Jeśli dłużnik złoży tam sprzeciw, e-sąd umorzy sprawę i trzeba złożyć zwykły pozew do właściwego sądu.
Egzekucja. Prawomocny nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności przekazujesz komornikowi.

Kiedy roszczenie się przedawnia?

To bardzo ważne, bo przedawnionego długu dłużnik może skutecznie nie zapłacić:

2 lata - roszczenia ze sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy (art. 554 k.c.) oraz roszczenia z umowy o dzieło, liczone od oddania dzieła, a jeśli dzieła nie oddano - od dnia, w którym miało być oddane (art. 646 k.c.);
3 lata - co do zasady pozostałe roszczenia związane z działalnością gospodarczą (art. 118 k.c.).

Termin przedawnienia - także dwuletni - kończy się ostatniego dnia roku kalendarzowego (art. 118 k.c.). Samo wezwanie do zapłaty nie zatrzymuje przedawnienia. Zatrzymuje je np. pozew, wniosek o zawezwanie do próby ugodowej, wszczęcie mediacji albo uznanie długu przez dłużnika, np. prośba o rozłożenie na raty (art. 123 k.c.).

Najczęstsze błędy

Czekanie miesiącami „bo to dobry klient” - i przekroczenie 2-letniego terminu przy sprzedaży.
Dalsze dostawy dla kontrahenta, który już nie płaci.
Ugoda ustna, bez uznania długu na piśmie.
Brak dokumentów: zamówienia, protokołu odbioru, potwierdzenia dostawy.
Niewykorzystanie rekompensaty i odsetek w transakcjach handlowych.

Jak zapobiegać?

Ustal w umowach jasne terminy płatności i odsetki.
Przy nowych klientach rozważ zaliczkę albo przedpłatę.
Wstrzymuj kolejne dostawy przy zaległościach, jeśli umowa na to pozwala.
Monitoruj należności co tydzień, a nie raz na kwartał.

FAQ

Ile wynosi rekompensata za niezapłaconą fakturę?

40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty faktury (art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?

Nie. Przedawnienie przerywa m.in. pozew, zawezwanie do próby ugodowej, wszczęcie mediacji albo uznanie długu przez dłużnika (art. 123 k.c.).

Po jakim czasie przedawnia się faktura za sprzedaż towaru?

Co do zasady po 2 latach, licząc do końca roku kalendarzowego (art. 554 i 118 k.c.).

Czy rekompensata należy się, gdy kontrahent zapłacił z małym opóźnieniem?

Tak. Prawo do rekompensaty powstaje z chwilą opóźnienia, niezależnie od jego długości.

Potrzebujesz pomocy?

Możesz umówić konsultację online z radcą prawnym: 30 minut za 400 zł brutto albo 60 minut za 600 zł brutto. W stałej obsłudze prawnej, od 640 zł netto miesięcznie, zajmujemy się należnościami na bieżąco.

Źródła

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie. Stan prawny na 27 października 2026 r. Treść stanowi informację o wykonywaniu zawodu radcy prawnego.

Masz podobną sprawę?

Poznaj stałą obsługę prawną firm